退職者の処理

利用ユーザーの停止・削除と評価者の変更
退職などにより、利用ユーザーがシステムを利用しなくなった場合は、状況に応じて「停止」または「削除」を行います。それぞれの違いと注意事項を確認し、運用ルールを決めて対応してください。

1. 利用ユーザーの停止と削除
① 停止
ユーザーの利用を停止し、評価データの検索対象から非表示にします。
停止したユーザーを「有効」に変更すると、過去の評価データを再び表示できます。将来的に評価データを確認する可能性がある場合は、「停止」での運用をおすすめします。
② 削除
ユーザー情報および評価シートなどの評価データがシステムからすべて削除され、復元できなくなります。
必要な評価データがある場合は、削除する前にダウンロードして保存してください。
【削除時の注意事項】
- 削除対象者が「企業管理者」の場合、そのままでは削除できません。ほかの管理者へ企業管理者の権限を移行してから削除してください。- 削除対象者が過去に評価者を担当していた場合、評価中・過去すべての該当評価シートの評価者欄には「削除済み」と表示されます。
2. 削除済み評価者の氏名表示
削除されたユーザーの氏名は、「（削除済み）ユーザー番号」に置き換えて表示されます。
進行中の評価シートで削除済みユーザーが評価者になっている場合は、必要に応じて別の評価者へ変更してください。
3. 進行中の評価シートで評価者を変更する方法
① 修正画面から変更する場合
1. 評価データ管理から、対象の評価シートを開きます。2. 評価者欄に表示されている「（削除済み）○○」を確認します。3. 新しい評価者を選択し、保存します。
複数の評価シートをまとめて変更する場合は、「全シート保存」を利用すると、同じシートベース内の評価シートをまとめて差し替えられます。
※「全シート保存」は、対象のシートベース全体に変更内容を反映する操作です。保存前に、ほかの評価内容や評価者設定も確認してください。
② Excel取込で変更する場合
1. 評価データをExcelに出力します。2. 評価者名の列で「（削除済み）12」など、対象の削除済みユーザーを絞り込みます。3. 該当する行の空欄になっているID欄に、新しい評価者のユーザー番号を入力します。4. 修正したExcelファイルを取り込みます。5. 取り込み後、評価者が正しく変更されていることを確認します。
※ユーザー番号は、変更先の評価者に割り当てられている番号を入力してください。
4. 評価者変更後の通知について
評価者を差し替えても、新しい評価者に通知は送信されません。
変更後は、必要に応じて手動でリマインドを送り、評価作業が必要であることを知らせてください。

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